Pourquoi la prise de références est un levier d’inclusion à ne pas négliger

La prise de référence est une étape clé du processus de recrutement pour les recruteurs, responsables RH et employeurs souhaitant garantir un recrutement à la fois fiable et inclusif. Dans un contexte où chaque CV cache une histoire singulière, jalonnée de réussites remarquables mais parfois d'obstacles ou de parcours non linéaires, la prise de référence permet d'aller au-delà des apparences. Elle offre la possibilité de valider les compétences, d'évaluer la personnalité et de détecter les biais inconscients, tout en favorisant l'intégration de profils diversifiés.
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Comprendre et maîtriser cette étape, c'est recruter sur des bases solides, tout en renforçant la confiance et l'équité au sein de votre organisation. Savoir pourquoi et comment structurer une prise de référence, c'est se donner les moyens d'un recrutement plus juste, plus humain et plus durable.

C'est quoi, au juste, la prise de référence ?

La prise de référence, aussi appelée contrôle de référence, consiste à contacter un ancien manager, collègue ou tuteur afin de recueillir des informations précises sur le profil, la personnalité et les compétences d'un candidat. L'objectif : vérifier la cohérence des informations fournies, évaluer l'adéquation avec le poste et obtenir un avis externe concret avant la décision finale.
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Un référent est une personne ayant travaillé directement avec le candidat, comme un ancien manager, collègue ou tuteur, et qui peut fournir des informations concrètes sur ses compétences et qualités professionnelles. Il est recommandé de cibler des référents ayant collaboré étroitement avec le candidat : ce sont eux qui peuvent fournir des retours ancrés dans la réalité du terrain, loin des impressions générales.
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En France, c'est une pratique courante : 19 % des recruteurs y ont systématiquement recours, 29 % souvent et 43 % parfois. Elle représente une aide précieuse à la décision d'embauche, à condition d'être structurée selon une méthodologie rigoureuse et conforme au cadre légal.
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Avant tout contrôle de référence, il est impératif d'obtenir l'autorisation écrite du candidat, conformément aux dispositions des articles L. 1221-8 et L. 1221-9 du Code du travail. La CNIL précise que le recueil de références auprès de l'environnement professionnel du candidat n'est permis que si ce dernier a été préalablement informé et a donné son accord.
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Un questionnaire structuré permet d'interroger les référents sur des éléments factuels (durée du contrat, missions confiées) comme comportementaux (gestion du stress, capacité d'adaptation). Il est conseillé de réaliser idéalement deux prises de références verbales pour recouper les informations, et de les planifier après le premier entretien avec les candidats les plus prometteurs.

Une pratique encore sous-estimée

La prise de références mérite mieux que son image de simple formalité. Bien utilisée, elle devient un révélateur de potentiel. Elle fait ressortir des forces concrètes, parfois négligées par les critères classiques : sens du collectif, autonomie, gestion du stress, capacité à évoluer dans un environnement changeant.
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C'est aussi un levier pour anticiper les conditions de travail idéales. Mieux comprendre les expériences passées, positives comme plus difficiles, permet d'identifier les ajustements utiles à une intégration réussie et durable.

Recrutez sans biais : passez au recrutement inclusif

La prise de référence est un excellent premier pas, mais comment garantir l'équité sur l'ensemble de votre processus de sélection ? Éliminez les discriminations involontaires et sécurisez vos pratiques managériales.  

• ‍Sensibilisez vos managers et chargés de recrutement aux biais inconscients.  ‍
• Adoptez des méthodes d'évaluation objectives et conformes au cadre légal.  ‍
• Valorisez la diversité et intégrez sereinement des profils handicap ou atypiques.  

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Le cadre légal : une contrainte qui devient levier de confiance

Obligations légales et consentement

Un cadre légal précis encadre la prise de références. Les articles L. 1221-8 et L. 1221-9 du Code du travail sont clairs : vous devez obtenir l'autorisation du candidat avant de contacter ses anciens employeurs. Cette étape reste incontournable, même quand les coordonnées des référents figurent déjà sur le CV. Votre accord doit être explicite et mentionner clairement les personnes à contacter.
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Vos questions doivent se concentrer sur l'évaluation des compétences et l'adéquation au poste : travail réalisé, missions confiées, résultats obtenus. Jamais d'intrusion dans la vie privée. Le RGPD et le Code du travail ne sont pas des contraintes à subir : ils sont des guides pour une démarche respectueuse et équitable.

Vie privée et protection des données

Toutes les données collectées doivent être traitées avec discrétion et utilisées aux seules fins de l'évaluation du profil. La situation familiale, l'état de santé ou les opinions personnelles du candidat n'ont aucune place dans cet échange. L'ancien employeur sollicité doit lui aussi s'en tenir aux faits objectifs.
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En suivant ces règles, vous garantissez la qualité de votre processus et instaurez un climat de confiance, tant auprès des candidats que des référents sollicités. La prise de références devient alors un véritable levier d'aide à la décision, qui accompagne l'intégration et valorise la réussite de votre futur collaborateur.
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Au-delà du respect du cadre légal, la protection de la vie privée du candidat est un enjeu central qui conditionne la qualité de votre démarche d'inclusion.

Un levier puissant pour l'inclusion

Un recrutement vraiment inclusif, c'est être capable de comprendre ce qui ne se voit pas tout de suite. La prise de références, lorsqu'elle est bien menée, permet d'accéder à une dimension plus humaine et plus nuancée du parcours professionnel.
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Elle révèle comment un collaborateur apprend, interagit, progresse. Elle éclaire sur les besoins spécifiques, notamment pour les personnes en situation de handicap, en reconversion ou issues de profils moins conventionnels. C'est en s'appuyant sur ces retours concrets qu'on peut lever les biais inconscients, proposer un cadre de travail adapté, et offrir à chacun les meilleures conditions pour s'épanouir.
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Chez Urbilog, nous le constatons chaque jour. L'inclusion ne dépend pas seulement des outils ou des intentions : elle prend vie dans chaque étape du recrutement, à commencer par celle-ci.

Comment bien mener une prise de références ?

Avant la prise de référence

Préparer les questions

Préparer une liste de questions ouvertes et spécifiques est essentiel pour obtenir des réponses détaillées et pertinentes. Avant de contacter les référents, définissez précisément ce que vous cherchez à évaluer : la capacité du candidat à occuper le poste, ses modes de fonctionnement, ses points forts et ses axes de progression.

• ‍Ciblez des éléments factuels : durée du contrat, missions réalisées, résultats obtenus. ‍
• Intégrez des questions comportementales : gestion du stress, capacité d'adaptation, relation à l'équipe. ‍
• Restez centrés sur le poste : chaque question doit avoir un lien direct avec les exigences de la mission.

Choisir les bons référents

• ‍Privilégiez les anciens collaborateurs directs : managers, collègues ou tuteurs ayant travaillé au quotidien avec le candidat, plutôt que des dirigeants éloignés. ‍
• Visez la diversité des points de vue : deux référents issus de contextes différents permettent de recouper les informations et d'éviter les biais liés à un seul témoignage.

Quand contacter les référents

• ‍Après le premier entretien avec les candidats les plus prometteurs : cela évite de mobiliser inutilement des référents pour des profils qui ne correspondent pas.
• ‍Idéalement deux prises de références verbales, pour enrichir la décision finale avec des éclairages complémentaires.

Respecter la législation

• ‍Obtenez systématiquement le consentement écrit du candidat avant toute démarche, conformément à l'article L. 1221-8 du Code du travail. ‍
• Informez le candidat des personnes que vous allez contacter : la transparence est obligatoire, même si les coordonnées des référents figurent déjà sur le CV. ‍
• Respectez les recommandations de la CNIL sur la confidentialité et la protection des données personnelles.

Bonnes pratiques lors de l'échange

• ‍Posez des questions ouvertes, centrées sur la collaboration, les soft skills, les réussites et les marges de progression. ‍
• Restez neutre et bienveillant, sans chercher à "piéger" le référent ou à orienter ses réponses. ‍
• Prenez en compte le contexte, notamment si certaines expériences passées n'ont pas été idéales.

Chez Urbilog, nous avons choisi d'aller à l'essentiel avec deux questions que nous posons systématiquement aux référents :

• ‍Pourriez-vous nous partager des réussites ? ‍
• Et des difficultés rencontrées ?

Ces deux questions simples ouvrent souvent la voie à des échanges riches, sincères et équilibrés. Nous sommes convaincus qu'une démarche inclusive commence dès le recrutement. Chaque étape, y compris la prise de références, est l'occasion d'écouter, d'adapter et de mieux comprendre les singularités de chacun.

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